A. Definisi Dari Manajemen Fasilitas
Bahwa “fasilitas” merupakan sarana yang mempermudah manusia untuk melakukan sesuatu. Pengertian ini dapat ditelusuri dari etimologi kata “fasilitas” yang diturunkan dari Bahasa Latin, facilis, artinya “mudah.”
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, fasilitas dimengerti sebagai sarana untuk melancarkan pelaksanaan fungsi atau alat kemudahan.
Maka, dalam konteks pelabuhan, fasilitas pelabuhan dimaksudkan sebagai fasilitas yang menunjang untuk pelaksanaan kegiatan pelabuhan. Dalam diskusi ini, fasilitas pelabuhan memiliki penerapan yang luas, yakni sebagai media pelabuhan berupa fasilitas pelayanan kapal dan fasilitas pelayanan barang.
Manajemen fasilitas mencakup sejumlah aspek terkait, yaitu: pemeliharaan, pemanfaatan ruang, pembiayaan, kesehatan, dan keamanan.”
Jadi, dapat disimpulkan bahwa fasilitas pelabuhan merupakan segala sarana yang diperlukan dalam proses kegiatan pelabuhan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak, yang mempengaruhi tujuan operasi secara langsung maupun tidak langsung
Istilah “Manajemen Fasilitas” sudah digunakan sejak tahun 1950an, tapi didefiniskan oleh ISO International Standardization Organization, namun baru valid menjadi bagian seri ISO 41000 sejak 2018.
“Manajemen Fasilitas adalah fungsi organisasi yang mengintegrasikan SDM, tempat, dan proses dalam lingkungan yang dibangun dengan tujuan meningkatkan kualitas hidup orang dan produktivitas inti bisnis”
Kalimat di atas adalah sebuah kalimat penting dan diperlukan untuk melihat unsur-unsurnya yang bersama-sama membentuk definisi ini.
1. Fungsi Organisasi:
Manajemen Fasilitas adalah sebuah fungsi, tugas, atau serangkaian kegiatan yang harus dilakukan agar suatu organisasi dapat memenuhi tujuannya.
Manajemen Fasilitas juga dapat dipahami sebagai bidang keahlian, disiplin, profesi, bidang studi, sektor ekonomi, dan lain-lain, tetapi yang pertama dan paling utama adalah fungsi dari suatu atau banyak organisasi
2. Yang mengintegrasi SDM, tempat, dan proses:
Integrasi ketiga elemen tersebut adalah inti dari fungsi manajemen fasilitas dalam suatu organisasi .
Bukan manajemen tunggal dari salah satu elemen ini, bukan pula integrasi dari keduanya, hanya integrasi atau manajemen integratif dari ketiganya yang merupakan manajemen fasilitas.
Manajemen Fasilitas, menurut ISO 41001, adalah sistem manajemen yang harus dilakukan sebegaimanamestinya.
3. Dalam Lingkungan Binaan:
Manajemen Fasilitas hanya berlaku dalam situasi di mana organisasi membutuhkan atau menggunakan lingkungan buatan.
4. Dengan tujuan:
Manajemen Fasilitas memiliki tujuan yang harus dipenuhi sebagai fungsi organisasinya, ada 2 tujuan yang harus dipenuhi oleh organisasi dalam menjalankan manajemen fasilitas:
a. Tujuan pertama dari Manajemen Fasilitas adalah meningkatkan kualitas hidup orang.
b. Yang kedua, tujuan yang sama pentingnya! Produktivitas biasanya didefinisikan sebagai rasio keluaran terhadap masukkan, yang diterapkan di sini untuk bisnis inti.
Bisnis inti ini tidak harus menjadi jenis ekonomi pasar dari penciptaan produk atau layanan, dengan demikian organisasi bisa menjadi organisasi nirlaba atau administrasi publik.
Jika masa depan dunia kerja adalah tentang “experience” karyawan dalam bekerja, bagaimana dengan tempat kerja? Suatu organisasi butuh untuk terus mengikuti tren yang selalu berubah tentang bagaimana dan di mana orang bekerja. Karenanya manajemen fasilitas menjadi sebuah aspek penting dari kesuksesan organisasi.
B. Prinsip dasar manajemen fasilitas
Tujuan daripada pengelolaan fasilitas pelabuhan ini adalah untuk memberikan layanan secara professional berkaitan dengan fasilitas pelabuhan agar proses opreasi pelabuhan bisa berlangsung secara efektif dan efisien.
Berkaitan dengan tujuan ini, Bafadal menjelaskan secara rinci tentang tujuan manajemen fasilitas pelabuhan adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengupayakan pengadaan fasilitas pelabuhan melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama, sehingga pelabuhan memiliki fasilitas yang baik, sesuai dengan kebutuhan pelabuhan, dandengan dana yang efisien.
2. Untuk mengupayakan pemakaian fasilitas pelabuhan secara tepat dan efisien.
3. Untuk mengupayakan pemeliharaan fasilitas pelabuhan sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua personil pelabuhan.
Dalam mengelola fasilitas pelabuhan, terdapat sejumlah prinsip yang perlu diperhatikan agar tujuan bisa tercapai dengan maksimal. Prinsip-prinsip tersebut menurut Bafadal adalah:
1. Goal Orientation Principle (Prinsip Pencapaian Tujuan)
Pada dasarnya manajemen perlengkapan pelabuhan dilakukan dengan maksud agar semua fasilitas pelabuhan dalam keadaan kondisi siap pakai. Oleh sebab itu, manajemen fasilitas pelabuhan dapat dikatakan berhasil bilamana fasilitas pelabuhan itu selalu siap pakai setiap saat, pada setiap ada seorang personel pelabuhan akan menggunakannya.
2. The effeciency principle (Prinsip efisiensi)
Dengan prinsip efisiensi berarti semua kegiatan pengadaan fasilitas pelabuhan dilakukan dengan perencanaanyang hati-hati, sehingga bisa memperoleh fasilitas yang berkualitas baik dengan harga yang relatif murah. Selain itu juga berarti bahwa pemakaian semua fasilitas pelabuhan hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Dalam rangka itu maka fasilitas pelabuhan hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya. Petunjuk teknis tersebut dikomunikasikan kepada semua personel pelabuhan yang diperkirakan akan menggunakannya. Selanjutnya, bilamana dipandang perlu, dilakukan pembinaan terhadap semua personel.
3. Principle of administrative (Prinsip administratif)
Di Indonesia terdapat sejumlah peraturan perundang undangan yang berkenaan dengan fasilitas pelabuhan. Sebagai contohnya adalah peraturan tentang inventarisasi dan penghapusan perlengkapan milik negara.
Dengan prinsip administratif berarti semua perilaku pengelolaan pelabuhan hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah. Sebagai upaya penerapannya, setiap penanggungjawab pengelolaan fasilitas pelabuhan hendaknya memahami semua peraturan perundang-undangan tersebut dan menginformasikan kepada semua personel pelabuhan yang diperkirakan akan berpartisipasi dalam pengelolaan fasilitas pelabuhan.
4. Sharing responsibility principle (Prinsip kejelasan tanggung jawab)
Di Indonesia tidak sedikit adanya pelabuhan yang sangat besar dan maju. Oleh karena besar, fasilitasnya sangat banyak sehingga manajemennya melibatkan banyak orang dalam pengelolaannya. Bilamana hal itu terjadi maka perlu adanya pengorganisasian kerja pengelolaan fasilitas pelabuhan. Dalam pengorganisasiannya, semua tugas dan tanggung jawab semua orang yang terlibat itu perlu dideskripsikan dengan jelas.
5. Cohesiveness principle (Prinsip kekohesifan)
Dengan prinsip kekohesifan berarti manajemen fasilitas di pelabuhan hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja pelabuhan yang sangat solid. Oleh karena itu, walaupun semua orang yang terlibat dalam pengelolaan perlengkapan itu telah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun antara yang satu dengan yang lainnya harus selalu bekerja sama dengan baik.
C. Proses Manajemen Fasilitas Pelabuhan
Secara umum, proses kegiatan manajemen fasilitas pelabuhan, meliputi perencanaan, pengadaan, pengawasan, penyimpanan inventarisasi, penghapusan dan penataan.
Proses-proses ini penting dilakukan agar pengadaan fasilitas, tepat sasaran dan efektif dalam penggunaan. Jangan sampai terjadi proses pengadaan fasilitas pelabuhan hanya didasarkan atas faktor prestise belaka, tanpa memikirkan tingkat kebermaknaannya (meaningfulness)
terhadap proses pembelajaran. Tahapan-tahapan kegiatan manajemen fasilitas sebagaimana tersebut di atas, harus dilakukan secara kontinyu agar dapat berdaya guna dalam waktu yang lama.
Dalam pengelolaan fasilitas pelabuhan sehingga selalu dalam kondisi siap pakai, diperlukan petugas khusus yang menanganinya. Hal ini dimaksudkan untuk membantu petugas dalam mempersiapkan perlengkapan yang dibutuhkan, utamanya yang berkaitan erat dengan fasilitas yang menunjang secara langsung dalam proses pengelolaan pelabuhan.
Proses manajemen fasilitas pelabuhan yang akan dibahas di sini berkaitan erat dengan:
1. Perencanaan fasilitas/ fasilitas pelabuhan
Perencanaan merupakan fungsi pertama yang harus dilakukan dalam proses manajemen. Perencanaan fasilitas pelabuhan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses operasional dan kebutuhan yang dapat menunjang keberhasilan pengelolaan pelabuhan.
Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik fasilitas pelabuhan yang dibutuhkan, jumlahnya, jenis dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.
Berkaitan dengan perencanaan ini, Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan fasilitas harus diawali dengan analisis yang diprogramkan pelabuhan.
Proses perencanaan pengadaan fasilitas pelabuhan merupakan kegiatan yang tidak mudah, membutuhkan analisis yang teliti dan memperhatikan kualitas fasilitas yang dibutuhkan. Ketersediaan dana juga memperhatikan skala prioritas dalam pengadaannya. Oleh karena itu, dalam proses perencanaan ini harus melibatkan semua pemangku kepentingan (stakeholder) pelabuhan agar dapat diketahui secara pasti tentang kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan oleh pelabuhan, utamanya yang berkaitan langsung dengan proses operasional pelabuhan. Personel yang terlibat dalam proses perencanaan ini harus mengetahui secara pasti anggaran yang dikeluarkan oleh pelabuhan, harga fasilitas yang dibutuhkan. Selain itu, juga harus memberikan analisis tentang skala prioritas yang dibutuhkan dalam menunjang keberhasilan proses operasional pelabuhan
2. Pengadaan fasilitas pelabuhan
Pengadaan fasilitas pelabuhan pada hakikatnya adalah kelanjutan dari program perencanaan yang telah disusun oleh manajemen pelabuhan sebelumnya. Dalam pengadaan ini harus dilakukan sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya dengan memperhatikan skala prioritas yang dibutuhkan oleh pelabuhan dalam menunjang keberhasilan pelaksanaan proses operasional.
Pengadaan fasilitas pelabuhan hendaknya direncanakan, dipilih dan diadakan dengan teliti sesuai dengan kebutuhan sehingga penggunanya berjalan dengan wajar. Faktor lain yang hendaknya dipertimbangkan dalam pemilihan fasilitas pelabuhan adalah kesesuaian dengan ruang dan waktu.
3. Inventarisasi fasilitas pelabuhan.
Inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan dan penyusunan daftar barang-barang secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku.
4. Pengawasan dan pemeliharaan fasilitas/ sarana dan prasarana pendidikan
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh pimpinan organisasi. Berkaitan dengan fasilitas pelabuhan, perlu adanya kontrol baik dalam pemeliharaan atau pemberdayaan.
Pengawasan terhadap fasilitas pelabuhan merupakan usaha yang ditempuh oleh pimpinan dalam membantu personil pelabuhan untuk menjaga atau memelihara dan memanfaatkan fasilitas pelabuhan dengan sebaik mungkin demi keberhasilan proses pembelajaran disekolah.
Pemeliharaan terhadap fasilitas pelabuhan merupakan aktifitas yang harus dijalankan untuk menjaga agar perlengkapan yang dibutuhkan oleh personil pelabuhan dalam kondisi siap pakai. Kondisi siap pakai ini akan sangat membantu terhadap kelancaran proses pengoperasian pelabuhan. Oleh karena itu, semua perlengkapan yang ada dipelabuhan membutuhkan perawatan, pemeliharaan dan pengawasan agar dapat diberdayakan dengan sebaik mungkin.
5. Penghapusan fasilitas pelabuhan
Penghapusan fasilitas pelabuhan adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga (bisa juga milik negara) dari daftar inventaris dengan cara berdasarkan perundang-undangan yang berlaku. Manajemen pelabuhan memiliki kewenangan utuk melakukan penghapusan terhadap fasilitas pelabuhan. Namun fasilitas yang akan dihapus harus memenuhui persyaratan-persyaratan penghapusan.
Dalam penghapusan ini, pihak manajemen hendaknya mengelompokan dan mendata/menginvetarisir/mencatat fasilitas yang akan dihapus, kemudian mengajukan usulan penghapusan beserta lampiran jenis barang yang akan dihapus ke Instansi terkait.
Setelah SK dari instansi pusat tentang penghapusan barang terbit, maka dapat dilakukan penghapusan barang sesuai berita acara yang ada. Penghapusan barang ini dapat dilakukan dengan cara pemusnahan atau pelelangan.
Secara umum tujuan manajemen fasilitas itu memberikan layanan secara profesional di bidang fasilitas pelabuhan dalam rangka terselenggaranya proses pengoperasian secara efektif dan efisien. Jika fasilitas tidak terpenuhi secara profesional, maka hal itu akan berdampak pada proses operasional pelabuhan menjadi kurang maksimal. Tapi, fasilitas yang lengkap pun juga tidak menjamin berlangsungnya kegiatan operasional yang efektif. Karena dalam hal ini, fasilitas tidak bisa memfungsikan diri tanpa ada orang yang memfungsikannya.
Dalam manajemen perencanaan juga ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan agar tujuan bisa tercapai dengan maksimal, yaitu prinsip pencapaian tujuan, prinsip efisiensi, prinsip administratif, prinsip kejelasan tanggung jawab, prinsip kekohesifan.
Manajemen fasilitas berkaitan erat dengan aktivitas-aktivitas pengadaan, pendistribusian, penggunaan dan pemeliharaan, inventarisasi serta penghapusan fasilitas pelabuhan.
Hal ini menunjukkan bahwa perlu adanya suatu proses dan keahlian di dalam mengelolanya. Karena jika tidak dikelola dengan baik dan tepat, para personel pelabuhan tidak akan bisa menggunakannya secara maksimal yang berimplikasi pada kurang maksimalnya proses Operasional.
D. Manajemen Fasilitas Pelabuhan
Pemanfaatan, pendayagunaan dan optimalisasi fasilitas pelabuhan perlu dikelola dengan baik dan benar agar tujuan perusahaan pelabuhan yang dirumuskan dapat tercapai dengan sempurna. Itu sebabnya, manajemen fasilitas perlu dikelola secara profesional agar seluruh fasilitas/sarana dan prasarana yang dapat digunakan dan dimanfaatkan untuk mendukung efektifitas pencapaian target perusahaan, serta pengembangan mutu.
Jika sumber daya fisik ini tidak dikelola dengan baik, efisien dan efektif, hal ini akan menciptakan masalah dan biaya tambahan untuk menjalankan visi, misi dan tujuan pelabuhan
Dalam mengelola fasilitas pelabuhan, terdapat lima prinsip yang perlu diperhatikan agar tujuan bisa tercapai dengan maksimal.
Kelima prinsip-prinsip tersebut adalah:
1. Principle of goal orientation:
Prinsip berkaitan dengan aspek kesiapan (readiness) fasilitas/fasilitas Pelabuhan untuk digunakan kapan saja sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam rangka pencapaian tujuan operasi pelabuhan.
Indikator utama keberhasilan penerapan prinsip ini adalah bilamana fasilitas/sarana dan prasarana selalu tersedia dan siap digunakan setiap saat, ketika setiap ada seorang personel pelabuhan akan menggunakannya;
2. Principle of efficiency:
Prinsip berorientasi pada pentingnya mekanisme perencanaan yang matang dan terukur terhadap pengadaan atau penyediaan fasilitas/sarana dan prasarana pembelajaran. Fokus utama prinsip
ini adalah ketersediaan fasilitas pembelajaran yang baik dengan harga yang realtif murah/ terjangkau. Prinsip efesiensi juga menekankan untuk pemanfataan semaksimal mungkin dengan tidak melakukan ataupun mengurangi pemborosan;
3. Principle of administrative atau prinsip administrative
Principle of administrative atau prinsip administrative menegaskan bahwa manajemen fasilitas/pelabuhan harus selalu konsisten/ taat asas, memperhatikan serta berpedoman pada undang-undang, peraturan, instruksi dan petunjuk teknis yang diberlakukan oleh negara. Dalam penerapannya, prinsip administratif menekankan pentingnya setiap penanggung jawab pengelolaan fasilitas pelabuhan hendaknya memahami semua peraturan perundang-undangan tersebut dan menginformasikan kepada semua unsur yang terkait dalam institusi yang diperkirakan akan berpartisipasi dalam pengelolaan perlengkapan ;
4. Priciple of hierarchy of responsibility:
Prinsip kejelasan tanggung jawab (Priciple of hierarchy of responsibility) merupakan prinsip kejelasan tanggung jawab yang menekankan akan pentingnya sharing responsibility dan sistem pendelegasian yang jelas dalam pengelolaan fasilitas pelabuhan. Pendelegasian ini hendaknya memperhatikan bahwa person yang diberi tanggungjawab adalah yang memiliki kemampuan dan kapabilitas dalam mengelola fasilitas/sarana dan prasrana tersebut. Bilamana sharing responsibility ini tidak terkonsentrasi pada seseorang melainkan pada banyak orang, maka diperlukan merumuskan deskripsi tanggung jawab dan pembagian tugas yang jelas dan merata untuk setiap personel yang diberi tanggungjawab dalam pengelolaan fasiltas pelabuhan
5. Principle of Cohesiveness:
Inti dari prinsip kekohesifan adalah manajemen fasilitas di pelabuhan hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang sangat solid dan saling terintegrasi satu dengan yang lainnya. Selanjutnya, diperlukan adanya kerjasama dan kolaborasi yang baik antara personil yang satu dengan personil yang lainnya. Dalam konteks lain, prinsip ini menegaskan bahwa walaupun semua orang yang terlibat dalam pengelolaan perlengkapan itu telah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun antara yang satu dengan yang lainnya harus selalu bekerja sama dengan baik
(Bafadal, 2003; Mulyasa, 2004).
Bahwa “fasilitas” merupakan sarana yang mempermudah manusia untuk melakukan sesuatu. Pengertian ini dapat ditelusuri dari etimologi kata “fasilitas” yang diturunkan dari Bahasa Latin, facilis, artinya “mudah.”
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, fasilitas dimengerti sebagai sarana untuk melancarkan pelaksanaan fungsi atau alat kemudahan.
Maka, dalam konteks pelabuhan, fasilitas pelabuhan dimaksudkan sebagai fasilitas yang menunjang untuk pelaksanaan kegiatan pelabuhan. Dalam diskusi ini, fasilitas pelabuhan memiliki penerapan yang luas, yakni sebagai media pelabuhan berupa fasilitas pelayanan kapal dan fasilitas pelayanan barang.
Manajemen fasilitas mencakup sejumlah aspek terkait, yaitu: pemeliharaan, pemanfaatan ruang, pembiayaan, kesehatan, dan keamanan.”
Jadi, dapat disimpulkan bahwa fasilitas pelabuhan merupakan segala sarana yang diperlukan dalam proses kegiatan pelabuhan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak, yang mempengaruhi tujuan operasi secara langsung maupun tidak langsung
Istilah “Manajemen Fasilitas” sudah digunakan sejak tahun 1950an, tapi didefiniskan oleh ISO International Standardization Organization, namun baru valid menjadi bagian seri ISO 41000 sejak 2018.
“Manajemen Fasilitas adalah fungsi organisasi yang mengintegrasikan SDM, tempat, dan proses dalam lingkungan yang dibangun dengan tujuan meningkatkan kualitas hidup orang dan produktivitas inti bisnis”
Kalimat di atas adalah sebuah kalimat penting dan diperlukan untuk melihat unsur-unsurnya yang bersama-sama membentuk definisi ini.
1. Fungsi Organisasi:
Manajemen Fasilitas adalah sebuah fungsi, tugas, atau serangkaian kegiatan yang harus dilakukan agar suatu organisasi dapat memenuhi tujuannya.
Manajemen Fasilitas juga dapat dipahami sebagai bidang keahlian, disiplin, profesi, bidang studi, sektor ekonomi, dan lain-lain, tetapi yang pertama dan paling utama adalah fungsi dari suatu atau banyak organisasi
2. Yang mengintegrasi SDM, tempat, dan proses:
Integrasi ketiga elemen tersebut adalah inti dari fungsi manajemen fasilitas dalam suatu organisasi .
Bukan manajemen tunggal dari salah satu elemen ini, bukan pula integrasi dari keduanya, hanya integrasi atau manajemen integratif dari ketiganya yang merupakan manajemen fasilitas.
Manajemen Fasilitas, menurut ISO 41001, adalah sistem manajemen yang harus dilakukan sebegaimanamestinya.
3. Dalam Lingkungan Binaan:
Manajemen Fasilitas hanya berlaku dalam situasi di mana organisasi membutuhkan atau menggunakan lingkungan buatan.
4. Dengan tujuan:
Manajemen Fasilitas memiliki tujuan yang harus dipenuhi sebagai fungsi organisasinya, ada 2 tujuan yang harus dipenuhi oleh organisasi dalam menjalankan manajemen fasilitas:
a. Tujuan pertama dari Manajemen Fasilitas adalah meningkatkan kualitas hidup orang.
b. Yang kedua, tujuan yang sama pentingnya! Produktivitas biasanya didefinisikan sebagai rasio keluaran terhadap masukkan, yang diterapkan di sini untuk bisnis inti.
Bisnis inti ini tidak harus menjadi jenis ekonomi pasar dari penciptaan produk atau layanan, dengan demikian organisasi bisa menjadi organisasi nirlaba atau administrasi publik.
Jika masa depan dunia kerja adalah tentang “experience” karyawan dalam bekerja, bagaimana dengan tempat kerja? Suatu organisasi butuh untuk terus mengikuti tren yang selalu berubah tentang bagaimana dan di mana orang bekerja. Karenanya manajemen fasilitas menjadi sebuah aspek penting dari kesuksesan organisasi.
B. Prinsip dasar manajemen fasilitas
Tujuan daripada pengelolaan fasilitas pelabuhan ini adalah untuk memberikan layanan secara professional berkaitan dengan fasilitas pelabuhan agar proses opreasi pelabuhan bisa berlangsung secara efektif dan efisien.
Berkaitan dengan tujuan ini, Bafadal menjelaskan secara rinci tentang tujuan manajemen fasilitas pelabuhan adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengupayakan pengadaan fasilitas pelabuhan melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama, sehingga pelabuhan memiliki fasilitas yang baik, sesuai dengan kebutuhan pelabuhan, dandengan dana yang efisien.
2. Untuk mengupayakan pemakaian fasilitas pelabuhan secara tepat dan efisien.
3. Untuk mengupayakan pemeliharaan fasilitas pelabuhan sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua personil pelabuhan.
Dalam mengelola fasilitas pelabuhan, terdapat sejumlah prinsip yang perlu diperhatikan agar tujuan bisa tercapai dengan maksimal. Prinsip-prinsip tersebut menurut Bafadal adalah:
1. Goal Orientation Principle (Prinsip Pencapaian Tujuan)
Pada dasarnya manajemen perlengkapan pelabuhan dilakukan dengan maksud agar semua fasilitas pelabuhan dalam keadaan kondisi siap pakai. Oleh sebab itu, manajemen fasilitas pelabuhan dapat dikatakan berhasil bilamana fasilitas pelabuhan itu selalu siap pakai setiap saat, pada setiap ada seorang personel pelabuhan akan menggunakannya.
2. The effeciency principle (Prinsip efisiensi)
Dengan prinsip efisiensi berarti semua kegiatan pengadaan fasilitas pelabuhan dilakukan dengan perencanaanyang hati-hati, sehingga bisa memperoleh fasilitas yang berkualitas baik dengan harga yang relatif murah. Selain itu juga berarti bahwa pemakaian semua fasilitas pelabuhan hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Dalam rangka itu maka fasilitas pelabuhan hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya. Petunjuk teknis tersebut dikomunikasikan kepada semua personel pelabuhan yang diperkirakan akan menggunakannya. Selanjutnya, bilamana dipandang perlu, dilakukan pembinaan terhadap semua personel.
3. Principle of administrative (Prinsip administratif)
Di Indonesia terdapat sejumlah peraturan perundang undangan yang berkenaan dengan fasilitas pelabuhan. Sebagai contohnya adalah peraturan tentang inventarisasi dan penghapusan perlengkapan milik negara.
Dengan prinsip administratif berarti semua perilaku pengelolaan pelabuhan hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah. Sebagai upaya penerapannya, setiap penanggungjawab pengelolaan fasilitas pelabuhan hendaknya memahami semua peraturan perundang-undangan tersebut dan menginformasikan kepada semua personel pelabuhan yang diperkirakan akan berpartisipasi dalam pengelolaan fasilitas pelabuhan.
4. Sharing responsibility principle (Prinsip kejelasan tanggung jawab)
Di Indonesia tidak sedikit adanya pelabuhan yang sangat besar dan maju. Oleh karena besar, fasilitasnya sangat banyak sehingga manajemennya melibatkan banyak orang dalam pengelolaannya. Bilamana hal itu terjadi maka perlu adanya pengorganisasian kerja pengelolaan fasilitas pelabuhan. Dalam pengorganisasiannya, semua tugas dan tanggung jawab semua orang yang terlibat itu perlu dideskripsikan dengan jelas.
5. Cohesiveness principle (Prinsip kekohesifan)
Dengan prinsip kekohesifan berarti manajemen fasilitas di pelabuhan hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja pelabuhan yang sangat solid. Oleh karena itu, walaupun semua orang yang terlibat dalam pengelolaan perlengkapan itu telah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun antara yang satu dengan yang lainnya harus selalu bekerja sama dengan baik.
C. Proses Manajemen Fasilitas Pelabuhan
Secara umum, proses kegiatan manajemen fasilitas pelabuhan, meliputi perencanaan, pengadaan, pengawasan, penyimpanan inventarisasi, penghapusan dan penataan.
Proses-proses ini penting dilakukan agar pengadaan fasilitas, tepat sasaran dan efektif dalam penggunaan. Jangan sampai terjadi proses pengadaan fasilitas pelabuhan hanya didasarkan atas faktor prestise belaka, tanpa memikirkan tingkat kebermaknaannya (meaningfulness)
terhadap proses pembelajaran. Tahapan-tahapan kegiatan manajemen fasilitas sebagaimana tersebut di atas, harus dilakukan secara kontinyu agar dapat berdaya guna dalam waktu yang lama.
Dalam pengelolaan fasilitas pelabuhan sehingga selalu dalam kondisi siap pakai, diperlukan petugas khusus yang menanganinya. Hal ini dimaksudkan untuk membantu petugas dalam mempersiapkan perlengkapan yang dibutuhkan, utamanya yang berkaitan erat dengan fasilitas yang menunjang secara langsung dalam proses pengelolaan pelabuhan.
Proses manajemen fasilitas pelabuhan yang akan dibahas di sini berkaitan erat dengan:
1. Perencanaan fasilitas/ fasilitas pelabuhan
Perencanaan merupakan fungsi pertama yang harus dilakukan dalam proses manajemen. Perencanaan fasilitas pelabuhan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses operasional dan kebutuhan yang dapat menunjang keberhasilan pengelolaan pelabuhan.
Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik fasilitas pelabuhan yang dibutuhkan, jumlahnya, jenis dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.
Berkaitan dengan perencanaan ini, Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan fasilitas harus diawali dengan analisis yang diprogramkan pelabuhan.
Proses perencanaan pengadaan fasilitas pelabuhan merupakan kegiatan yang tidak mudah, membutuhkan analisis yang teliti dan memperhatikan kualitas fasilitas yang dibutuhkan. Ketersediaan dana juga memperhatikan skala prioritas dalam pengadaannya. Oleh karena itu, dalam proses perencanaan ini harus melibatkan semua pemangku kepentingan (stakeholder) pelabuhan agar dapat diketahui secara pasti tentang kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan oleh pelabuhan, utamanya yang berkaitan langsung dengan proses operasional pelabuhan. Personel yang terlibat dalam proses perencanaan ini harus mengetahui secara pasti anggaran yang dikeluarkan oleh pelabuhan, harga fasilitas yang dibutuhkan. Selain itu, juga harus memberikan analisis tentang skala prioritas yang dibutuhkan dalam menunjang keberhasilan proses operasional pelabuhan
2. Pengadaan fasilitas pelabuhan
Pengadaan fasilitas pelabuhan pada hakikatnya adalah kelanjutan dari program perencanaan yang telah disusun oleh manajemen pelabuhan sebelumnya. Dalam pengadaan ini harus dilakukan sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya dengan memperhatikan skala prioritas yang dibutuhkan oleh pelabuhan dalam menunjang keberhasilan pelaksanaan proses operasional.
Pengadaan fasilitas pelabuhan hendaknya direncanakan, dipilih dan diadakan dengan teliti sesuai dengan kebutuhan sehingga penggunanya berjalan dengan wajar. Faktor lain yang hendaknya dipertimbangkan dalam pemilihan fasilitas pelabuhan adalah kesesuaian dengan ruang dan waktu.
3. Inventarisasi fasilitas pelabuhan.
Inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan dan penyusunan daftar barang-barang secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku.
4. Pengawasan dan pemeliharaan fasilitas/ sarana dan prasarana pendidikan
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh pimpinan organisasi. Berkaitan dengan fasilitas pelabuhan, perlu adanya kontrol baik dalam pemeliharaan atau pemberdayaan.
Pengawasan terhadap fasilitas pelabuhan merupakan usaha yang ditempuh oleh pimpinan dalam membantu personil pelabuhan untuk menjaga atau memelihara dan memanfaatkan fasilitas pelabuhan dengan sebaik mungkin demi keberhasilan proses pembelajaran disekolah.
Pemeliharaan terhadap fasilitas pelabuhan merupakan aktifitas yang harus dijalankan untuk menjaga agar perlengkapan yang dibutuhkan oleh personil pelabuhan dalam kondisi siap pakai. Kondisi siap pakai ini akan sangat membantu terhadap kelancaran proses pengoperasian pelabuhan. Oleh karena itu, semua perlengkapan yang ada dipelabuhan membutuhkan perawatan, pemeliharaan dan pengawasan agar dapat diberdayakan dengan sebaik mungkin.
5. Penghapusan fasilitas pelabuhan
Penghapusan fasilitas pelabuhan adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga (bisa juga milik negara) dari daftar inventaris dengan cara berdasarkan perundang-undangan yang berlaku. Manajemen pelabuhan memiliki kewenangan utuk melakukan penghapusan terhadap fasilitas pelabuhan. Namun fasilitas yang akan dihapus harus memenuhui persyaratan-persyaratan penghapusan.
Dalam penghapusan ini, pihak manajemen hendaknya mengelompokan dan mendata/menginvetarisir/mencatat fasilitas yang akan dihapus, kemudian mengajukan usulan penghapusan beserta lampiran jenis barang yang akan dihapus ke Instansi terkait.
Setelah SK dari instansi pusat tentang penghapusan barang terbit, maka dapat dilakukan penghapusan barang sesuai berita acara yang ada. Penghapusan barang ini dapat dilakukan dengan cara pemusnahan atau pelelangan.
Secara umum tujuan manajemen fasilitas itu memberikan layanan secara profesional di bidang fasilitas pelabuhan dalam rangka terselenggaranya proses pengoperasian secara efektif dan efisien. Jika fasilitas tidak terpenuhi secara profesional, maka hal itu akan berdampak pada proses operasional pelabuhan menjadi kurang maksimal. Tapi, fasilitas yang lengkap pun juga tidak menjamin berlangsungnya kegiatan operasional yang efektif. Karena dalam hal ini, fasilitas tidak bisa memfungsikan diri tanpa ada orang yang memfungsikannya.
Dalam manajemen perencanaan juga ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan agar tujuan bisa tercapai dengan maksimal, yaitu prinsip pencapaian tujuan, prinsip efisiensi, prinsip administratif, prinsip kejelasan tanggung jawab, prinsip kekohesifan.
Manajemen fasilitas berkaitan erat dengan aktivitas-aktivitas pengadaan, pendistribusian, penggunaan dan pemeliharaan, inventarisasi serta penghapusan fasilitas pelabuhan.
Hal ini menunjukkan bahwa perlu adanya suatu proses dan keahlian di dalam mengelolanya. Karena jika tidak dikelola dengan baik dan tepat, para personel pelabuhan tidak akan bisa menggunakannya secara maksimal yang berimplikasi pada kurang maksimalnya proses Operasional.
D. Manajemen Fasilitas Pelabuhan
Pemanfaatan, pendayagunaan dan optimalisasi fasilitas pelabuhan perlu dikelola dengan baik dan benar agar tujuan perusahaan pelabuhan yang dirumuskan dapat tercapai dengan sempurna. Itu sebabnya, manajemen fasilitas perlu dikelola secara profesional agar seluruh fasilitas/sarana dan prasarana yang dapat digunakan dan dimanfaatkan untuk mendukung efektifitas pencapaian target perusahaan, serta pengembangan mutu.
Jika sumber daya fisik ini tidak dikelola dengan baik, efisien dan efektif, hal ini akan menciptakan masalah dan biaya tambahan untuk menjalankan visi, misi dan tujuan pelabuhan
Dalam mengelola fasilitas pelabuhan, terdapat lima prinsip yang perlu diperhatikan agar tujuan bisa tercapai dengan maksimal.
Kelima prinsip-prinsip tersebut adalah:
1. Principle of goal orientation:
Prinsip berkaitan dengan aspek kesiapan (readiness) fasilitas/fasilitas Pelabuhan untuk digunakan kapan saja sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam rangka pencapaian tujuan operasi pelabuhan.
Indikator utama keberhasilan penerapan prinsip ini adalah bilamana fasilitas/sarana dan prasarana selalu tersedia dan siap digunakan setiap saat, ketika setiap ada seorang personel pelabuhan akan menggunakannya;
2. Principle of efficiency:
Prinsip berorientasi pada pentingnya mekanisme perencanaan yang matang dan terukur terhadap pengadaan atau penyediaan fasilitas/sarana dan prasarana pembelajaran. Fokus utama prinsip
ini adalah ketersediaan fasilitas pembelajaran yang baik dengan harga yang realtif murah/ terjangkau. Prinsip efesiensi juga menekankan untuk pemanfataan semaksimal mungkin dengan tidak melakukan ataupun mengurangi pemborosan;
3. Principle of administrative atau prinsip administrative
Principle of administrative atau prinsip administrative menegaskan bahwa manajemen fasilitas/pelabuhan harus selalu konsisten/ taat asas, memperhatikan serta berpedoman pada undang-undang, peraturan, instruksi dan petunjuk teknis yang diberlakukan oleh negara. Dalam penerapannya, prinsip administratif menekankan pentingnya setiap penanggung jawab pengelolaan fasilitas pelabuhan hendaknya memahami semua peraturan perundang-undangan tersebut dan menginformasikan kepada semua unsur yang terkait dalam institusi yang diperkirakan akan berpartisipasi dalam pengelolaan perlengkapan ;
4. Priciple of hierarchy of responsibility:
Prinsip kejelasan tanggung jawab (Priciple of hierarchy of responsibility) merupakan prinsip kejelasan tanggung jawab yang menekankan akan pentingnya sharing responsibility dan sistem pendelegasian yang jelas dalam pengelolaan fasilitas pelabuhan. Pendelegasian ini hendaknya memperhatikan bahwa person yang diberi tanggungjawab adalah yang memiliki kemampuan dan kapabilitas dalam mengelola fasilitas/sarana dan prasrana tersebut. Bilamana sharing responsibility ini tidak terkonsentrasi pada seseorang melainkan pada banyak orang, maka diperlukan merumuskan deskripsi tanggung jawab dan pembagian tugas yang jelas dan merata untuk setiap personel yang diberi tanggungjawab dalam pengelolaan fasiltas pelabuhan
5. Principle of Cohesiveness:
Inti dari prinsip kekohesifan adalah manajemen fasilitas di pelabuhan hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang sangat solid dan saling terintegrasi satu dengan yang lainnya. Selanjutnya, diperlukan adanya kerjasama dan kolaborasi yang baik antara personil yang satu dengan personil yang lainnya. Dalam konteks lain, prinsip ini menegaskan bahwa walaupun semua orang yang terlibat dalam pengelolaan perlengkapan itu telah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun antara yang satu dengan yang lainnya harus selalu bekerja sama dengan baik
(Bafadal, 2003; Mulyasa, 2004).
){kind=link}
0 Comments